Jak zorganizować szkolenie lub konferencję we Wrocławiu?

Organizacja szkolenia lub konferencji to najczęściej kilka decyzji podejmowanych równolegle: wybór sali, dobór wyposażenia, ustalenie budżetu i zaplanowanie logistyki dnia. Błąd na etapie wyboru sali, na przykład zbyt mała powierzchnia albo brak rzutnika, trudno naprawić w dniu wydarzenia. Poniżej opisujemy, na co zwrócić uwagę przy wyborze sali szkoleniowej, jakie wyposażenie jest standardem, od czego zależy cena wynajmu i jak wygląda sama rezerwacja.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali szkoleniowej?

Pierwszym kryterium jest stosunek powierzchni do liczby uczestników. Przy ustawieniu szkolnym, z rzędami stolików, przyjmuje się orientacyjnie około 1,5 do 2 metrów kwadratowych na osobę. Przy ustawieniu teatralnym, bez stolików, ta sama sala pomieści więcej osób, ale nie nada się do zajęć wymagających notatek czy laptopa.

Drugim elementem jest elastyczność układu. Sale z pojedynczymi stołami zamiast długich ław dają możliwość ustawienia w podkowę, w rzędach, w układzie U lub w mniejszych grupach roboczych. Ma to znaczenie przy szkoleniach z częścią warsztatową, gdzie uczestnicy pracują w zespołach.

Kolejny punkt to dojazd i parking. Sala dobrze skomunikowana komunikacją miejską i z dostępnym miejscem parkingowym ogranicza liczbę spóźnień i ułatwia organizację uczestnikom przyjeżdżającym spoza miasta.

Przed rezerwacją przydaje się zestawienie kilku elementów:

liczbę uczestników i sposób ustawienia sali,
odległość od centrum i dostępność parkingu,
warunki rezerwacji, w tym minimalny czas wynajmu,
zakres wyposażenia wliczonego w cenę,
możliwość zamówienia cateringu na miejscu,
warunki anulowania lub zmiany terminu.

Zestawienie tych punktów dla kilku ofert w mieście pozwala porównać je na jednakowych zasadach, zamiast oceniać każdą propozycję osobno na podstawie samej ceny.

Wyposażenie sali: nagłośnienie, projektor, catering

Zakres potrzebnego sprzętu zależy głównie od liczby uczestników i formy spotkania. Przy grupie do około 20 do 30 osób głos prowadzącego zwykle dociera bez dodatkowego nagłośnienia, o ile sala nie ma problemów akustycznych. Dopiero przy większych salach, powyżej 50 do 60 osób, albo przy sali podzielonej na kilka stref, dodatkowe mikrofony i głośniki zaczynają mieć realne znaczenie.

Podstawowy zestaw techniczny do szkolenia obejmuje projektor lub telewizor z możliwością podłączenia laptopa, ekran projekcyjny w odpowiednim rozmiarze do wielkości sali, tablicę suchościeralną lub flipchart oraz stabilne łącze internetowe. Przy prezentacjach z dźwiękiem, na przykład filmami instruktażowymi, dźwięk zwykle odtwarza się bezpośrednio przez system podłączony do projektora, bez potrzeby osobnego nagłośnienia.

Catering to osobny element planowania. Przerwa kawowa między blokami szkoleniowymi, obiad przy całodniowym wydarzeniu czy zestaw wody i napojów na stołach to szczegóły do ustalenia przed rezerwacją, ponieważ nie każda sala ma możliwość organizacji posiłków na miejscu. Osoby z ograniczeniami dietetycznymi najlepiej zgłaszać z wyprzedzeniem, żeby organizator cateringu mógł to uwzględnić.

Od czego zależy cena wynajmu sali konferencyjnej?

Cena wynajmu sali różni się w zależności od kilku czynników niezwiązanych bezpośrednio z samą powierzchnią. Lokalizacja budynku i jego standard mają wpływ na stawkę, podobnie jak zakres wyposażenia wliczonego w cenę.

Sposób rozliczenia to kolejny czynnik. Wynajem godzinowy sprawdza się przy krótkich spotkaniach, natomiast stawka dzienna zwykle wychodzi korzystniej przy wydarzeniach trwających kilka godzin lub cały dzień roboczy. Część obiektów różnicuje też cenę w zależności od tego, czy najemca korzysta już z innych usług w danym budynku, na przykład wynajmuje tam biuro.

Dodatkowym kosztem bywa catering, obsługa techniczna w trakcie wydarzenia albo wynajem dodatkowego sprzętu, na przykład mikrofonów przy większych salach. Przy porównywaniu ofert dobrze sprawdzić, czy podana cena obejmuje pełne wyposażenie, czy tylko sam wynajem pomieszczenia.

Jak przebiega rezerwacja sali w budynku Twins

W kompleksie Twins przy ul. Aleksandra Ostrowskiego 7 sala konferencyjna mieści do 20 osób i jest wyposażona w projektor CASIO XJ-F211 WN z podłączeniem HDMI, bezramowy ekran projekcyjny KAUBER 220 na 137 cm, ceramiczną dwustronną tablicę suchościeralną 150 na 100 cm oraz sześć stołów konferencyjnych 240 na 80 cm z dwudziestoma krzesłami Loco II. Catering można zorganizować na życzenie, a na terenie kompleksu działa bistro NUOVO serwujące dania obiadowe w dni robocze.

Rezerwacja odbywa się mailowo pod adresem wynajem@twins-area.com.pl lub telefonicznie pod numerem +48 797 399 003. Zgłoszenie powinno zawierać planowaną datę i godzinę spotkania, przewidywaną liczbę uczestników, preferowany układ stołów oraz informację o ewentualnym cateringu. Biuro wynajmu potwierdza dostępność terminu i przekazuje warunki, bez udziału pośredników.

Stawka wynosi 45 zł netto za godzinę i 340 zł netto za cały dzień dla najemców kompleksu, oraz 50 zł netto za godzinę i 380 zł netto za cały dzień dla firm zewnętrznych. Minimalna jednostka rozliczeniowa to jedna godzina.

Wybór sali szkoleniowej we Wrocławiu nie musi być trudny

Dobór sali szkoleniowej to w praktyce zestawienie kilku elementów: liczby uczestników, wymaganego wyposażenia, lokalizacji i sposobu rozliczenia. Sala konferencyjna w kompleksie Twins przy ul. Aleksandra Ostrowskiego 7 spełnia większość z tych kryteriów w jednym miejscu, z parkingiem na miejscu i możliwością cateringu. Szczegółowy cennik i dostępne terminy można sprawdzić na stronie sali konferencyjnej lub na stronie wynajmu sali na godziny.